Consigli per realizzare documentazione tecnica utilizzando software CMS
Come utilizzare al meglio software di Content Management per gestire in modo collaborativo contenuti multilingua e pubblicare in automatico manuali, cataloghi, listini, schede, ecc., su carta, web, mobile, app, cd/dvd, personalizzando le pubblicazioni in base ai destinatari della comunicazione tecnica.
Come e perché integrare fisico e digitale nella comunicazione tecnica e di prodotto
E' facile arricchire gli oggetti fisici di "attuatori", che permettono di passare direttamente dal mondo fisico agli universi digitali, per accedere a contenuti aggiuntivi o per svolgere azioni.
Importante è creare vero valore aggiunto per gli utilizzatori, offrire una buona esperienza utente e raccogliere feedback su cui basare i cicli di miglioramento continuo.
In questa presentazione vedremo come fare e qual è il contributo che il software Argo (C)CMS può dare a questo tipo di progetti.
Teoria della cognizione ed efficacia della comunicazione tecnica
Manuali di istruzioni su carta, help online e user assistance distribuiti via PC/mobile, realtà virtuale e aumentata sono strumenti a supporto del processo di apprendimento: servono al destinatario a memorizzare informazioni e procedure, a costruire la propria rappresentazione mentale del funzionamento di un oggetto, a trasferire il sapere a contesti nuovi, acquisendo la capacità di elaborare soluzioni creative.
Ma come funziona l’apprendimento? Quali elementi lo influenzano? Quali sono le buone pratiche che possiamo dedurre dalla teoria cognitiva per elaborare e distribuire in modo efficace unità didattiche, anche nell’ambito della comunicazione tecnica?
Report sull’interessante libro di Richard E. Mayer, Multimedia Learning, Cambridge University Press, 2a edizione, 2009
Realtà Aumentata (AR) e Realtà Virtuale (VR): casi studio applicativi
L’interessante libro di Steve Aukstakalnis, Practical Augmented Reality: A Guide to the Technologies, Applications, and Human Factors for AR and VR (Usability), Addison-Wesley Professional, Indianapolis, 2017 propone una galleria di casi studio provenienti da molteplici settori. Alcuni sono interessanti anche nell’ambito della comunicazione tecnica.
Comunicazione tecnica e competitività
Utilizzate già Argo CMS o intendete adottarlo?
Ecco alcune idee e proposte per dare più valore ad Argo CMS, alle altre fonti dati aziendali e alle sollecitazioni dei molteplici interlocutori dell'azienda.
Obiettivo è creare un sistema di comunicazione fluido, ad attrito zero, fra azienda, clienti attuali e potenziali, partner e fornitori; un sistema, che contribuisca a rendere l'azienda competitiva, raggiungendo obiettivi di:
- Efficienza
- Riduzione dei rischi
- Efficacia
- Miglioramento incrementale e innovazione.
Industria 4.0 e gestione dei contenuti
Spunti di riflessione sull'opportunità di superare i silos dipartimentali, passando dalla gestione a compartimenti stagni alla gestione osmotica dei contenuti
Link alle slide Industria 4.0 e gestione dei contenuti pubblicate da KEA sulla sua pagina di SlideShare.
Le slide illustrano modelli e strumenti gestionali osmotici per comunicare ad attrito zero, in modo fluido e biunivoco, fra aree aziendali, azienda e partner, azienda e clienti, sfruttando le potenzialità del web 2.0 in fase di marketing, vendita, formazione e assistenza.
Prima di scendere a un livello di dettaglio maggiore, le slide evidenziano alcune tendenze generali:
- Le aziende sono propense ad adottare modelli e strumenti (knowledge base e community) per esplicitare, raccogliere, formalizzare e trasmettere sapere, all'interno dell'impresa, nonché a monte e a valle della catena della fornitura
- Si sta diffondendo l'idea di gestire 1 sorgente del contenuto e usarla per realizzare molti output (sistemi di CCMS, Component Content Management, e di automazione editoriale su carta, web, mobile e app)
- La consumerizzazione delle applicazioni business e l'ingresso dei nativi digitali nel mercato del lavoro richiedono lo sviluppo di sistemi più improntati alla visualità, all'interattività e alla socialità
- L'innovazione è sempre più guidata anche dai fruitori del prodotto / servizio, sotto forma di feedback espliciti e/o di dati raccolti automaticamente dai sistemi di monitoraggio inclusi nel prodotto (IoT, internet of things, internet delle cose) / servizio
- Sistemi esperti sono chiamati a fornire in modo proattivo, personalizzato e contestuale contenuti in grado di supportare decisioni e azioni, compensando anche il tendenziale decremento del livello di esperienza e competenza registrato da alcune funzioni aziendali
- I destinatari di dati e contenuti non sono solo persone, ma anche software, a sé stanti o incorporati all'interno di smart object.
Comunicazione tecnica e di prodotto: design pattern per il mobile
La documentazione tecnica e di prodotto è destinata a essere pubblicata sempre più spesso anche online, in particolare su dispositivi mobili e oggetti IoT (Internet of Things, internet delle cose): ecco perché ritengo utile approfondire le linee guida del design di applicazioni per il mobile partendo dall’interessante libro di Theresa Neil, Mobile Design Pattern Gallery: UI Patterns for Smartphone Apps, O’Reilly Media, Sebastopol, CA, USA, 2015.
Dal libro di Theresa Neil emergono spunti rilevanti per la comunicazione tecnica e di prodotto:
- L’importanza dei pattern ai fini dell’usabilità
- Il peso crescente dei contenuti visuali
- L’aspettativa dell’utente di poter manipolare direttamente i contenuti per fruirne in base alle sue esigenze (ricerca, ordinamento, filtro, zoom, ecc.)
- Il trend verso la cosiddetta ricerca implicita, ovvero la capacità dell’applicazione di proporre contenuti proattivamente, in base al profilo e al contesto operativo dell’utente
- La tendenza a supportare strumenti di input supplementari a quello testuale, in grado di collegare immediatamente mondo fisico e contenuti digitali (QR code [il più utilizzato], bar code, foto di prodotti, scansione della carta di credito, ecc.)
- L’accettazione da parte degli utenti solo di help contestuali e specifici, incentrati ognuno su un unico topic, redatto secondo un approccio di learning-by-doing (e, laddove applicabile, di gamification)
- L’importanza della raccolta e dell’ascolto del feedback degli utenti ai fini del miglioramento continuo dell’applicazione.
Come e perché integrare Digital Asset Management e Content Management
Report sull’interessante libro di Theresa Regli, Digital and Marketing Asset Management. The real story abount DAM technology and practice, Rosenfeld Media, Brooklyn, NY, USA, 2016.
Information Architecture: tassonomie: metadati per la ricerca e il (ri)uso
I metadati: risorsa fondamentale a supporto dell’uso corretto dei contenuti e della resource discovery. Report sull’interessante libro di Jeffrey Pomerantz, Metadata, The MIT Press, Cambridge, MA, USA, 2015.
Information Architecture: tassonomie: dizionari, glossari, thesauri, ontologie e gerarchie
Panoramica sui metodi per organizzare i contenuti, rendendoli usabili e ricercabili. Report sull’interessante libro di Heather Hedden, The Accidental Taxonomist, Information Today Inc., Meadford New Jersey, USA, 2010.
Qual è il ROI di software CMS e CCMS?
Spunti di riflessione su come determinare il ritorno sull’investimento dei sistemi di gestione dei contenuti ([Component] Content Management System], come Argo CMS di Kea.
Argo CMS: esempio di workflow tipico
Sul canale YouTube di KEA è disponibile il video live, che mostra un flusso di lavoro tipico di Argo CMS, dalla gestione dei contenuti alla realizzazione automatica di output multicanale.
E' online anche il video di presentazione generale di Argo CMS, che si sofferma su vantaggi, informazioni tecniche e possibilità di personalizzazioni ed estensioni.
Information Management, Digital Asset Management e Information Architecture
Come coordinare efficacemente contenuti, persone, flussi e tecnologie per ottenere ricavi, risparmi e riduzioni dei rischi tramite la distribuzione di informazioni utili agli interlocutori dell’azienda.
Report sul libro molto interessante di John Horodyski, Inform, Transform and Outperform. Digital content strategies to optimize your business for growth, Advantage, Charleston, South Carolina, USA, 2016.
Technical Marketing Communication
Report sul libro di Emil Towner e Heidi Everett, Technical Marketing Communication. A guide to writing, design and delivery, Business Expert Press,New York, 2016.
Il pregio principale del libro di Towner ed Everett è dare ormai per scontata la convergenza fra comunicazione tecnica e comunicazione marketing, tanto da intitolare il volume “Technical Marketing Communication”.
Il libro non spiega come mettere a frutto i contenuti della comunicazione tecnica per finalità marketing – segnatamente grazie all’uso coordinato degli strumenti del web 2.0 –, ma come aumentare l’efficacia della comunicazione marketing, includendo informazioni “oggettive” legate al prodotto e alla tecnica / tecnologia sottostante.
Gli autori sottolineano l’importanza di redigere messaggi multi-centro e multi-livello, incentrati al tempo stesso sull’utente, sul prodotto / servizio e sulla tecnica / tecnologia sottesa, poiché “le persone non acquistano le caratteristiche tecniche oggettive, ma i benefici che possono trarre come conseguenza dell’applicazione di una determinata tecnica / tecnologia da parte di un prodotto / servizio”.
Perché adottare un CMS / CCMS per la gestione di contenuti tecnici e di prodotto?
L’azienda come casa editrice e i contenuti come asset aziendali: come ottenere risparmi, ricavi diretti e indiretti, e riduzione dei rischi di impresa grazie a un'opportuna gestione di contenuti e output, basata anche sull'uso di sistemi di (component) content management.
Argo CMS: hub per condividere e integrare contenuti aziendali
Non solo manuali e cataloghi… Argo CMS può generare e alimentare anche help online di software a bordo macchina, offerte, materiali didattici e knowledge base. Integrato con altre fonti dati e con altri software, Argo CMS contribuisce ad automatizzare processi editoriali e di distribuzione della documentazione tecnica e di prodotto. Infine, Argo CMS è "a prova di futuro", pronto per alimentare applicazioni che intengrano off- e online (O2O), realtà aumentata (AR) e internet delle cose in primis (IoT).
Oltre a utilizzare Argo CMS per gestire in modo collaborativo i contenuti e automatizzare la realizzazione di documentazione tecnica e di prodotto multicanale, alcuni utilizzatori hanno iniziato a sfruttare Argo CMS come hub per condividere informazioni fra le diverse aree aziendali e per integrare contenuti provenienti da varie fonti. Ecco alcuni esempi.
S1000D: alla scoperta della specifica che regola la comunicazione tecnica nel settore aerospaziale e della difesa
Report sull’utile testo introduttivo di Sandra Uris, Managing Your First S1000D Project. A Guide For Technical Publication Managers, San Diego, CA, 2014 (seconda edizione)
DITA: strutturazione formale dei contenuti e single sourcing per la comunicazione tecnica
Report sull’utile testo introduttivo di Sissi Closs, DITA - Der topic-basierte XML-Standard: Ein schneller Einstieg , Springer Vieweg, 2015
Single sourcing: dalla documentazione lineare al contenuto modulare
Report sul libro di Kurt Ament, Single Sourcing: Building Modular Documentation, William Andrew Publishing Technical Writing Series, USA, 2003.
Acquistare un libro sul single sourcing pubblicato nel 2003? Ammetto di aver esitato… ma poi il sommario e la lettura online di alcune pagine di prova mi hanno convinto all’acquisto. È un testo che consiglio vivamente a tutte le persone interessate alla comunicazione tecnica per la chiarezza e la sintesi con cui affronta questo tema cruciale.
Contenuti tecnici fuori dal recinto!
Negli ultimi tempi da parte di utilizzatori e prospect di Argo CCMS (Component Content Management System) stiamo ricevendo segnali, che indicano una progressiva uscita dei contenuti della comunicazione tecnica dal loro ambito tradizionale, legato alla realizzazione di manuali di istruzioni, di installazione, uso e manutenzione. Ecco perché e come condividere i contenuti tecnici all'interno dell'azienda.
Aziende 4.0: i contenuti tecnici come volano dell’innovazione
Mobile, motori di ricerca, social network e IoT cambiano le abitudini delle persone e affermano la centralità dei contenuti.
Ecco come le aziende 4.0 possono sfruttare in particolare i contenuti tecnici per innovare il rapporto con i propri interlocutori: fornitori, personale interno, forza vendita, partner, lead e clienti...
Documentazione tecnica mobile
Uno sguardo sulla realtà tedesca. Secondo dati forniti da Tekom – l’associazione tedesca per la comunicazione tecnica –, nel 2014, il 50% delle aziende tedesche ha attivato o prevede di attivare a breve progetti per la fornitura di documentazione tecnica mobile.
Dispositivi mobili e comunicazione proattiva
I dispositivi mobili richiedono un approccio alla comunicazione al tempo stesso olistico e multidimensionale, creando valore aggiunto per l'utente grazie a logiche di sottrazione (less is more), personalizzazione e contestualizzazione.
Sebbene il nuovo libro “E-commerce per dispositivi mobili” si concentri su marketing e vendite, molte riflessioni sono applicabili anche all’erogazione dei contenuti della comunicazione tecnica e di prodotto, che in fase di pre-vendita orientano la decisione di acquisto e in fase di post-vendita contribuiscono al livello di soddisfazione del cliente, alla sua fidelizzazione e alla sua propensione a esercitare un passaparola positivo.
Report sull’interessantissimo libro di Tim Hayden e Tom Webster, E-commerce per dispositivi mobili. La rivoluzione degli acquisti con tablet e smartphone, Tecniche Nuove, Milano, 2015.
Dalle Intranet agli Enterprise Social Network: come cambia la comunicazione in azienda
Sempre più spesso i comunicatori tecnici manifestano l’esigenza di condividere all’interno dell’azienda non solo documentazione tecnica e di prodotto, ma anche moduli di contenuti standardizzati, tradotti e validati, utilizzabili da altre funzioni aziendali (marketing, vendite, formazione, assistenza, amministrazione, ecc.) nell’ambito dei loro processi redazione e produzione di output.
Content Strategy vincente: il caso studio di SICUTOOL
Change Management e innovazione tecnologica nella comunicazione tecnica
Come preparare e proporre con successo un progetto di innovazione tecnologica, per esempio per l’adozione di un nuovo CMS / CCMS (Component Content Management System) per la comunicazione tecnica.
Content Strategy per il Content as a Service: gestire contenuti "a prova di futuro" e in ottica "multi-"
Integrare fonti dati e mettere a disposizione i contenuti come servizi con l’obiettivo di rispondere in modo flessibile alle esigenze informative dei vari destinatari della comunicazione tecnica in un’ottica "multi-": multi-prodotto / servizio, multi-destinatari, multi-lingua, multi-output e multi-canale
Content Strategy: come trasformare i contenuti aziendali in fonte di reddito
Parole chiave della software selection di CMS per la comunicazione tecnica
Comunicazione tecnica: dal contenuto modulare all’output multicanale
Alcune riflessioni seguite alla lettura del libro di Mark Baker, Every Page is Page One. Topic based writing for Technical Communication and the Web, XML Press, Laguna Hills, California, 2013.
Automazione e profilazione in tempo reale, target-driven e one-to-one: i nuovi paradigmi della comunicazione tecnica
Argo CMS e i principi base della comunicazione tecnica
Usabilità, comunicazione tecnica ed Help Online (HoL)
Usabile è una cosa che impariamo e ricordiamo facilmente, che è efficace (ci permette di raggiungere lo scopo) ed efficiente (ci permette di farlo con il minore sforzo possibile), e il cui uso risulta dunque soddisfacente.
Ecco perché l’usabilità è importante nella comunicazione tecnica, in particolare quando realizziamo Help Online (HoL), e altre applicazioni dedicate all’erogazione e alla fruizione di informazioni via web, mobile e app.
Manuali di istruzione come strumento marketing
Come trasformare la documentazione tecnica da obbligo a strumento in grado di aumentare la soddisfazione del cliente e di supportare attività di marketing e vendite.
Da redattore a comunicatore tecnico. Viaggio alla scoperta di una professione multidisciplinare
Nonostante le molte eccellenze nella produzione di macchine e software, in Italia la professione del comunicatore tecnico (technical writer, redattore tecnico) è ancora poco conosciuta e riconosciuta, e manca di un percorso di formazione standardizzato.
Si tratta di un paradosso, dato che manuali di istruzioni e documentazione tecnica non sono un orpello, ma una parte costitutiva del prodotto, dal punto di vista sia legale che dell’uso sicuro, efficace, efficiente e soddisfacente del prodotto.
A Gianni Angelini il merito di pubblicare il primo libro interamente dedicato alla comunicazione tecnica (a prescindere da due volumi dei primi anni Novanta ormai fuori catalogo), e di far conoscere l’esistenza e le attività di COM&TEC, l’unica Associazione Italiana per la Comunicazione Tecnica.
Perché adottare un CMS per realizzare manuali e cataloghi?
La documentazione tecnica di qualità è un gioco di squadra
Perché adottare un CMS per realizzare manuali e cataloghi?
Social network e comunicazione tecnica
Internet delle Cose e comunicazione tecnica
Come cambia la documentazione tecnica e di prodotto nel contesto dell'internet delle cose.
Argo CMS: Get Started!
CMS e DMS: sistemi di content e di document management a confronto
Alla scoperta dei software integrabili con i sistemi di gestione dei contenuti (CMS - Content Management System). Finalità e caratteristiche dei sistemi di gestione documentale (DMS - Document Management System), con particolare riguardo ai punti di tangenza fra DMS e CMS:
- Potenzialità di integrazione fra CMS e DMS
- Standardizzazione dei metadati (es. Schema.org e Ontology For Media Resources di W3C)
- Funzioni supportate da applicazioni di natural language processing (es. ricerca, classificazione, indicizzazione, authoring memory, ecc.)
- Aspetti legati a reingegnerizzazione dei processi, formazione organizzativa e tecnica, e migrazione dei contenuti pregressi
- Adesione allo standard CMIS (Content Management Interoberability Services) di OASIS
- Fuizione del software o di suoi moduli in modalità software o platform as a service (SaaS o PaaS), anche via Cloud
- Fruizione via mobile.
Coniugare Technical Writing e LRT (Language Resources and Technologies)
Il linguaggio? E' la cassetta degli attrezzi del redattore tecnico!
Linee guida europee, leggi e norme - Peculiarità del mercato USA
Single Sourcing e Single Source Publishing
Guida al Technical Writing
L’uso di Translation-Memory-System, terminologie, controlli linguistici e linguaggi controllati, Controlled-Language-Checker, Authoring-Memory-System e Content-Management-System per supportare la standardizzazione, l’internazionalizzazione, il riuso e la localizzazione / traduzione di contenuti destinati a documentazione tecnica e di prodotto multi-destinatario e multi-canale per il mercato globale.
Pur risalendo al 2010, il testo di Petra Drewer e Wolfgang Ziegler rimane attuale, perché fornisce un'utile sistematizzazione dell'ambito della documentazione tecnica, in particolare degli aspetti legati al content management e alla redazione di contenuti facilmente traducibili e localizzabili.
Argo CMS come supporta il Technical Writing?
Infografica e visualizzazione delle informazioni
Viaggio alla scoperta dello standard DITA per la redazione e pubblicazione di documentazione tecnica
Perché passare dalla scrittura “free style” alla gestione strutturata dei contenuti
Perché adottare un software di gestione dei contenuti (CMS - Content Management System)
Come adottare con successo un software CMS (Content Management System) per realizzare manuali e documentazione tecnica
Come configurare in modo automatico i manuali
Come creare valore aggiunto per l'utilizzatore pubblicando online la documentazione tecnica
Autore: Petra Dal Santo
Aggiornato al 04.03.2019