CCMS

Component Content Management System

Alla scoperta dei software CCMS (Content Management System), tool per la gestione dei contenuti e la realizzazione degli output multicanale della comunicazione tecnica. Per contenuti a prova di futuro!

Da qualche tempo a questa parte all'orizzonte della comunicazione tecnica è apparso un nuovo acronimo: CCMS, Component Content Management System.

I CCMS fanno sempre parte della famiglia dei software CMS, Content Management System, cioè dei sistemi di gestione dei contenuti.

A questa famiglia appartengono anche:

• WCMS (Web Content Management System), spesso definiti semplicemente come CMS, ovvero le applicazioni web che permettono di gestire facilmente struttura, contenuti, funzionalità e utenti di un sito internet, senza essere programmatori (per esempio WordPress)
• ECMS (Enterprise Content Management System), portali intranet / extranet, che permettono ai collaboratori di un'azienda di gestire in modo collaborativo e di accedere al patrimonio informativo comune.

Perché "component"?

L'acronimo CCMS nasce dall'esigenza di distinguere i CMS destinati alla comunicazione tecnica dai più comuni CMS web e di porre in risalto la peculiarità di questo tipo di sistemi, che risiede nel fatto di gestire i contenuti modularizzati come "componenti".

Gestire i contenuti come componenti significa trattarli come mattoncini del Lego.

Ogni mattoncino, cioè ogni modulo di contenuto, è in sé compiuto e predisposto per essere assemblato con altri mattoncini al fine di dare vita ai vari tipi di output multicanale della comunicazione tecnica: manuali di istruzioni, uso e manutenzione, help online, guide rapide, guide alla risoluzione di problemi, cataloghi ricambi, ecc.

Proprio perché devono essere in sé compiuti, i moduli di contenuto hanno dimensioni (cioè una grana o granularità) fra loro diverse. Un mattoncino può comprendere, per esempio, un topic (la procedura per portare a termine un compito), un concetto o una risorsa (tabelle di dati tecnici, diagrammi).

Dal punto di vista tecnico, come tutti i sistemi della famiglia dei CMS, anche i CCMS comprendono un database in cui archiviare i dati e un client (desktop o web), che permette all'utente di accedere alla funzioni di gestione dei contenuti e di pubblicazione degli output.

Caratteristiche dei sistemi CCMS

Oltre alla modularizzazione dei contenuti, cui si riferisce l'acronimo, i CCMS presentano altre caratteristiche volte a supportare il lavoro dei comunicatori tecnici:

• Granularità: il sistema non predefinisce il livello di granularità dei componenti, che si orienta esclusivamente sulle esigenze di assemblaggio dei contenuti, finalizzato a ottenere i vari tipi di output
• Gestione del ciclo di vita: per ogni componente il sistema tiene traccia di autore, numero di revisione, stato di approvazione, utilizzo all'interno degli output
• Standardizzazione formale: per rendere i contenuti interoperabili, vari CCMS includono il supporto attivo a standard quali DITA e S1000D
• Standardizzazione contenutistica: alcuni sistemi includono database terminologici, funzioni di authoring e di translation memory e il supporto a linguaggi controllati per aiutare il comunicatore tecnico a standardizzare i contenuti
• Metadati: in fase di assemblaggio di un output, i metadati forniscono le informazioni necessarie per selezionare in modo multidimensionale i contenuti corretti da pubblicare (per esempio in base al tipo di prodotto, alla lingua e al mercato, al profilo del fruitore, al canale di distribuzione, al dispositivo utilizzato, ecc.)
• Relazioni: il sistema non gestisce solo componenti e metadati, ma anche la formalizzazione delle istruzioni necessarie per creare relazioni fra contenuti, e fra contenuti e output, per definire la struttura di un determinato output e per stabilire criteri di selezione dei contenuti da pubblicare (Conditional Publishing)
• Riuso: dato che gli output non esistono a priori, ma sono assemblati di contenuti, i componenti sono gestiti secondo la logica del "gestisci il contenuto 1 volta e riusalo N volte"
• Automazione: i CCMS sono predisposti per automatizzare la realizzazione e la distribuzione degli output (impaginazione automatica, alimentazione automatica di applicazioni web e app)
• Multicanalità: i sistemi sono orientati alla realizzazione di output multicanale (carta, PDF, web, mobile, web app, app)
• Personalizzazione: i CCMS supportano attivamente la realizzazione di output personalizzati per i vari pubblici di destinazione
• Archiviazione di output: i sistemi possono archviare non solo componenti, ma anche configurazioni e assemblaggi per snellire attività di pubblicazione ripetitive
• Supporto all'editing: i CCMS supportano il comunicatore tecnico nella redazione modulare dei contenuti (Topic-Based Authoring), nella standardizzazione, nel riuso condizionale e nella produzione degli output.

Vantaggi dei sistemi CCMS

I principali vantaggi che l'adozione di un CCMS può portare sono:

• Riduzione dei tempi e costi di redazione, revisione, traduzione
• Riduzione dei tempi e costi di realizzazione e distribuzione degli output
• Coerenza dei contenuti pubblicati nei vari output
• Azzeramento del rischio di disallineamenti
• Inclusione di tutte le funzioni aziendali nel processo di redazione collaborativa, ognuna per le proprie competenze e autorizzazioni
• Riuso dei contenuti da parte di tutte le funzioni aziendali, ognuna per le proprie esigenze e autorizzazioni
• Possibilità di rispondere flessibilmente alle richieste di nuovi tipi di output da parte dei pubblici di destinazione
• Possibilità di personalizzare gli output in base al profilo dei pubblici di destinazione o anche del singolo utente
• Possibilità di sfruttare a fini marketing i contenuti della documentazione tecnica grazie alle potenzialità del web 3.0 (motori di ricerca, social network e mobile in primis)
• Predisposizione all'erogazione di contenuti tecnici "intelligenti" (in grado di configurarsi e proporsi in modo autonomo all'utente in base al suo profilo e al contesto in cui opera), per esempio attraverso applicazioni dell'IoT (Internet of Things, internet delle cose).