Argo, il CCMS pensato per lo smart working... da quasi 20 anni!

Logo di Argo CCMSPerché e come usare un sistema di component content management per gestire i contenuti e realizzare output multicanale in modalità di smart working

Secondo i dati di aprile 2020 dell'Osservatorio Nomisma, l'emergenza Covid-19 ha portato quasi 2 milioni di italiani a telelavorare da casa e il 56% di chi sta lavorando in modalità smart working dichiara di voler proseguire il lavoro agile anche alla ripresa, sia pure in forma ridotta (per esempio per alcuni giorni al mese).

L'emergenza sanitaria ha indubbiamente forzato le aziende ad accelerare l'attivazione di strumenti organizzativi, tecnologici e formativi a supporto del lavoro da remoto, anche quando non è ancora stato possibile rivedere i flussi in chiave smart, puntando sui concetti di lavoro per obiettivi, nonché di delega, autonomia, responsabilizzazione e fiducia, tipici del lavoro agile.

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In base alla nostra esperienza, in questo momento anche numerosi comunicatori tecnici stanno lavorando da remoto, per gestire i contenuti della comunicazione tecnica e di prodotto, realizzare output (manuali, cataloghi, ecc.) e coordinarsi con altri specialisti (uffici tecnici, product manager, traduttori, responsabili di marketing e vendite, ecc.).

In uno scenario di smart working la gestione dei contenuti e la realizzazione di output basati su file gestiti a mano rischia di complicare ulteriormente i flussi di lavoro e di non garantire la correttezza delle informazioni comunicate a forza vendita, partner commerciali e utilizzatori finali.

Per le aziende che non lo hanno già fatto, potrebbe essere il momento opportuno per reingegnerizzare la comunicazione tecnica e di prodotto, basandola sull'uso di un sistema di component content management (CCMS) e sulla conseguente revisione di procedure organizzative e flussi di lavoro.

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Oltre a gestire i contenuti in modo strutturato, ad agevolare le traduzioni e ad automatizzare la realizzazione degli output multicanale, i CCMS hanno il vantaggio di essere nati per supportare la collaborazione fra specialisti.

Argo, per esempio, il CCMS di Kea, permette di impostare in modo flessibile gruppi e utenti, conferendo a ognuno le autorizzazioni necessarie e sufficienti allo svolgimento delle proprie attività. Su Argo comunicatori, uffici tecnici, product manager, responsabili marketing, traduttori possono collaborare, ognuno per le proprie competenze, al fine comune: distribuire agli interlocutori dell'azienda informazioni validate e aggiornate attraverso tutti i canali.

Non solo la gestione delle autorizzazioni, ma anche e soprattutto il sistema di marcatori (bookmark e flag "da tradurre") e di "note di redazione interne", tipico di Argo, aiuta gli utenti a comunicare efficacemente con i colleghi - un aspetto cruciale, quando si lavora a distanza.

Da remoto Argo è utilizzabile in due modi:

  • Installando il client sul PC dell'utente e impostando i parametri di connessione al database in modo tale che il client locale possa operare sul database remoto
  • Installando il client su un PC remoto, a cui l'utente accede attraverso un'applicazione di desktop remoto.

Ai responsabili IT dell'azienda la libertà di attivare l'una o l'altra modalità, in base alle loro preferenze. In entrambi i casi il livello di sicurezza può essere incrementato, subordinando l'utilizzo di Argo all'attivazione di una connessione VPN.

In presenza di una connessione persistente a internet, l'operatività da remoto con Argo non si differenzia da quella in locale.

Anche lavorando in modo agile, gli output in formato MS Word e HTML5 possono essere esportati direttamente a partire dal client di Argo, per esempio per realizzare in modo rapido manuali di istruzioni, schede, help online e applicazioni di user assistance.

L'accesso a cartelle Immagini e a template grafici condivisi garantisce output corretti e coerenti, indipendentemente dall'utente che li realizza e dal fatto che lavori in azienda o da remoto.

Le immagini meritano un piccolo approfondimento a parte: lavorando in modalità di smart working, per inserire in Argo foto, schemi, logo, pittogrammi, ecc., l'utente può attingere liberamente da un archivio remoto condiviso oppure dal suo archivio locale (per esempio nel caso in cui abbia realizzato immagini nuove e non le abbia ancora conferite all'archivio remoto). Importante è che le immagini nuove o aggiornate siano trasferite nell'archivio condiviso prima della realizzazione degli output, al fine di garantirne la correttezza.

Per quanto riguarda l'impaginazione automatica di manuali e cataloghi in formato Adobe InDesign o FrameMaker mediante il software Tesla FrameEditor, integrato con Argo, essa può avvenire in due modi:

  • Installando FrameEditor e InDesign/FrameMaker sul PC locale. Questa soluzione è indicata anche quando si tratta di utilizzare, anziché FrameEditor, il software di impaginazione assistita Tesla FastCat, integrato con InDesign e Argo
  • Installando FrameEditor e InDesign/FrameMaker sul PC remoto, a cui l'utente accede attraverso un'applicazione di desktop remoto. In questa modalità FrameEditor è espandibile di funzioni aggiuntive, in grado, per esempio, di elaborare automaticamente nottetempo tutti i file esportati da Argo dai vari utenti nel corso della giornata e/o di automatizzare il salvataggio delle pubblicazioni nel formato PDF di destinazione.

Senza dimenticare che, come sempre, noi di Kea siamo disponibili a organizzare sessioni di formazione da remoto e a fornire supporto online.
In base alle preferenze dei nostri interlocutori utilizziamo Zoom, Skype o piattaforme già utilizzate dalle singole aziende.

Per impostare il tuo Argo CCMS per il lavoro agile o per maggiori informazioni sul nostro sistema di Component Content Management sul chiamaci al +39 045 6152381 o scrivici a info@keanet.it.